Udane wydarzenie plenerowe powstaje na długo przed pojawieniem się pierwszych uczestników. Najpierw trzeba uporządkować charakteru imprezy, liczby gości oraz oczekiwanego sposobu spędzania czasu, a dopiero później przechodzić do atrakcji, cateringu i scenariusza Zupełnie inną strukturę będzie miało rodzinny piknik dla pracowników i ich bliskich, dlatego wybieranie atrakcji bez wcześniejszej analizy może utrudnić późniejszą logistykę. Im wcześniej powstanie logiczny plan, tym łatwiej kontrolować kolejne decyzje a zespół przygotowujący wydarzenie nie musi reagować na każdy problem dopiero wtedy, gdy się pojawi.
Najpierw cel i uczestnicy, później atrakcje
Łatwo rozpocząć przygotowania od przeglądania urządzeń, konkursów i pokazów, choć znacznie ważniejsze jest określenie, kto rzeczywiście pojawi się na wydarzeniu. Jeśli znaczną część gości stanowią całe rodziny, program powinien łączyć aktywności dla dorosłych oraz młodszych uczestników. Gdy priorytetem pozostaje budowanie relacji między pracownikami większe znaczenie mogą mieć aktywności zespołowe. Celem nie powinno być zebraniu maksymalnej liczby atrakcji, lecz na zaplanowaniu atrakcji w sposób wspierający główny cel spotkania.
Warto także ustalić ramy czasowe wydarzenia, możliwości parkingowe oraz to, czy uczestnicy mają podążać za scenariuszem, czy korzystać z atrakcji we własnym tempie. Dobrze przygotowany brief staje się podstawą kolejnych ustaleń ponieważ liczba gości wpływa na catering i infrastrukturę. Gdy najważniejsze założenia pozostają nieustalone zbyt długo, część wcześniejszych decyzji może przestać do siebie pasować.
Lokalizacja i infrastruktura – elementy, których nie warto zostawiać na koniec
Sama estetyka lokalizacji nie przesądza o jej funkcjonalności. Przed podpisaniem ustaleń dotyczących terenu warto sprawdzić dostępu dla uczestników i ekip technicznych, a także zaplecza sanitarnego. Pozornie niedroga lokalizacja może wymagać dodatkowego zaplecza, które zmieni rzeczywisty koszt wydarzenia Trzeba przewidzieć też zaplanowanie ciągów komunikacyjnych pomiędzy cateringiem, sceną i atrakcjami.
Praktyczny plan terenu powinien uwzględniać przestrzeń dla uczestników i zaplecze niewidoczne dla gości. Poszczególne atrakcje mogą potrzebować dostępu do zasilania, dlatego nie powinno się rozmieszczać ich dopiero podczas montażu. Gdy program odbywa się równolegle w różnych częściach terenu, trzeba zadbać o czytelną komunikację dla uczestników. Najlepsza logistyka pozostaje dla gości niemal niewidoczna podczas gdy organizator zachowuje kontrolę nad przebiegiem imprezy.
Jedna cena nie wystarczy – co naprawdę powinno znaleźć się w ofercie?
W momencie rozpoczęcia poszukiwań osoba odpowiedzialna za wydarzenie często wpisuje w wyszukiwarkę organizacja pikników firmowych, a kolejnym krokiem staje się zestawienie różnych ofert. Najbardziej użyteczne porównanie nie powinno jednak ograniczać się do łącznej kwoty bez analizy jej zakresu. Trzeba sprawdzić, jakie elementy są rzeczywiście zawarte w wycenie takie jak catering, program i atrakcje czy zabezpieczenie pogodowe. Dwie oferty o podobnej cenie mogą obejmować zupełnie inny zakres.
Szczególnie ważne jest ustalenie odpowiedzialności. Gdy kilka ekip realizuje niezależne części przedsięwzięcia, ktoś musi połączyć wszystkie harmonogramy w jeden spójny plan. Bez takiego ustalenia łatwo o problemy z dostępem do terenu. Rozbudowany program wymaga bardziej precyzyjnego planu operacyjnego dlatego warto wcześniej ustalić osobę decyzyjną po obu stronach.
Co zrobić, gdy dzień pikniku nie przebiega zgodnie z założeniami?
Wydarzenie plenerowe zawsze jest częściowo zależne od warunków, których nie da się kontrolować. Dlatego plan awaryjny nie jest dodatkiem przygotowywanym w ostatniej chwili, lecz integralną częścią całego projektu. Organizator powinien wiedzieć, co stanie się z programem przy silnym wietrze, a także które aktywności można zastąpić innymi.
Plan awaryjny powinien obejmować również chwilową niedostępność wybranej atrakcji. Nie da się przewidzieć każdego możliwego zdarzenia, ale można zmniejszyć liczbę decyzji podejmowanych pod presją. Duże znaczenie ma wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za decyzje operacyjne. Informacja trafia bezpośrednio do osoby, która może podjąć decyzję zamiast opóźniać reakcję.
Wartościowy piknik firmowy nie polega na maksymalnym rozbudowaniu programu. O powodzeniu organizacyjnym częściej decydują dopasowanie programu do uczestników, realistyczny harmonogram i gotowość na zmianę warunków. Kiedy te elementy tworzą jeden system, uczestnicy mogą po prostu korzystać z wydarzenia a osoba odpowiedzialna po stronie firmy nie spędza całego dnia na gaszeniu problemów.
Adventure Extreme Sp. z o.o.
43-300 Bielsko Biała
Złotych Kłosów 58/112 – adres rejestrowy
43-300 Bielsko Biała
Kaczeńców 31
biuro@pikniki-firmowe.com.pl
NIP 9372670032
Regon 243571295
tel 503 158 738
+Reklama+